東京の賃貸オフィス探しナビ

東京で賃貸オフィスを選ぶときに仲介業者を選ぶべき理由

仲介業者とは、賃貸物件の入居者を広く募集し、賃貸契約を結ぶ業務をこなすことをいいます。主に大家さんから依頼を受ける事が多く、仲介会社は主に仲介手数料から収入を得ています。

東京にも数多くの賃貸オフィスがあり、各業者いい物件を多く扱っている事があります。東京でいい賃貸オフィスを見つけるなら、不動産物件を多く扱う仲介業者の利用が求められます。ちなみに、一般の不動産業者でも賃貸オフィスを扱っていますが、その数は専門業者に比べてとても少ないです。条件のいいオフィスを見つけるなら、やはり仲介業者を経由して見つけた方がいいでしょう。その理由は他にもあります。

理由1：賃貸オフィスは物件検索サイトに出ている情報が少ない

賃貸オフィスは、一般住宅よりも物件を提示するサイトが少ないです。そして出している情報も一握りなんてことがあるので、なかなか思うように探せない事がよくあります。条件ピッタリの賃貸オフィスを探す場合は、一箇所ではなく数カ所の仲介業者をあたるか、もしくは数多くの情報を提示している仲介業者を頼るしかありません。

また賃貸オフィスの仲介業者にも得意不得意の分野があり、例えばベンチャー企業や企業向けの物件を多く扱う場合や、東京といった特定の場所に多くの物件を持っている業者など様々です。オフィスを移転するのか、増やすのかで利用する仲介業者の種類が異なります。

さらに独自のルートで居抜き物件を多数扱う業者もおり、賃貸オフィス仲介業者ごとに特徴が違います。どのような物件を扱っているかは、業者のホームページに飛んで情報収集を行なう必要がでてくるでしょう。

理由2：東京の数多い物件を自分で探すのは手間がかかる

取り扱う物件数が多い場合、その中からお気に入りを探すと時間が倍かかります。東京で探すとなれば、範囲が広くなるので多くても一週間から二週間はかかりそうです。

サイトで探す場合は、検索機能を上手く活用することです。条件を設定して検索ボタンをクリックすれば、希望エリア内の物件が多くヒットします。しかし、場所が東京なだけに、絞り込まれた物件数も多い傾向にあります。一つずつ比較しながら探すのは結構時間がかかって大変でしょう。オフィスの移転の場合、引っ越しを目安に入居日を決めるので、じっくり探す暇がない場合もあります。

ある程度条件が決まっているなら、仲介業者の担当者にそれを伝えましょう。条件に見合う物件をいくつか紹介してくれますし、時間があればオフィスを内観することも可能です。ある程度絞込ができたら会社に持ち帰って再度検討し直すこともできます。

理由3：実績が多いから安心できる

仲介業者を介して賃貸オフィスを探す場合は、今までの取引実績をチェックすることが重要です。サイトに掲載されていることもありますし、担当者へ直接聞いてもいいでしょう。実績が多いとそれだけ顧客からの信頼が厚い証なので、信頼して物件探しをお任せできます。また、単純に仲介業者の力を知る材料になるでしょう。

実績豊富な仲介業者は、物件情報を早急にほしい人のために何度も物件の提案をします。借りに提案した物件でお気に入りがなくても、へこたれることなく物件を提示し続ける仲介業者も存在します。いい意味でしつこい業者は、顧客の要望に一生懸命叶えようという努力がみえます。加えて、条件をこと細かく聞いてくれるため、いい物件と出会うことができたと語る法人も少なくありません。

これまで契約してきた件数が多ければ多いほど、仕事熱心であると判断できますから、仲介業者を使う場合実績を考慮して選定する必要があります。

利用しない方がいい仲介会社の特徴5つ

賃貸オフィスは費用コストや多くの従業員が関わることから、賃貸マンションやアパート以上に失敗することはできません。賃貸オフィス選びに納得ができない結果になると企業の事業にも影響を及ぼしてしまうことにも繋がります。賃貸オフィスは大家と直接契約を結ぶということはほとんどなく、ほとんどが仲介会社を通じて契約することになります。

賃貸オフィス探しの成功には、仲介会社探しが鍵となりますので物件探しと並行して仲介会社もしっかりと選ぶ必要があります。

1.誇大広告を出している

好条件や誤解を招きやすい表現を記載している広告は本来禁止されていますが、中にはおとり広告や誇大広告を出している仲介会社もあります。

見分けるポイントは実在しない住所の物件を掲載していたり、魅力的ですでに契約されている物件ながらそのまま掲載し希望者を募って他の物件を進めたりしているなどは代表的な手法です。他社と比べて条件が同じようなオフィスや誰がみても好条件で魅力的な物件ながら、価格が安いという広告には注意が必要です。

交通の利便性や広さなど不当表示をしているケースや誤解を招くような表現がされていて、完全や抜群など契約意欲を掻き立てる広告にも注意が必要です。

広告に釣られて問い合わせをしてみたら、違う物件を進めてきた場合のおとり広告や本来表示すべき項目がなかったり誤解を招いてしまったりする表現などは誇大広告といった広告には注意が必要です。特に、他社よりも好条件などで釣ってくる仲介会社は避けるようにしましょう。

2.電話対応が適当

気になる賃貸オフィスを確認したい場合には、ネットや電話での対応を行っていきますが、電話での対応は仲介業者を見極めるチャンスです。

自社への対応担当者だけでなく、電話に出た全員の対応からその会社の姿勢を見ることができます。曖昧な対応、言葉使い、折り返しのタイムラグなど電話の姿勢に違和感や不安を覚えた場合には仲介会社は利用せずに他に変更することを検討しましょう。

電話の対応は顔が見えないからこそ、言い方で判断することができる方法です。話し方や態度で人となりが判断することができますし、その仲介会社の姿勢も見えてきます。

少し細かな点かもしれませんが、オフィスはこれから自社スタッフで業務を行い、会社の業績を伸ばしていく場所です。電話の対応が悪い場合には、内覧から契約までの対応にも繋がっていきます。

話しをどんどん進めていくと態度を急変してくることもありますが、契約に繋がれば態度も変わってくることは予測の範囲内です。はじめの態度や電話での対応は重要な確認ポイントです。

3.店舗内の書類が乱雑

自社の書類は乱雑になっていて、書類を紛失してしまったら個人情報の流出に問題が発展してしまったり、重要な取引先との取引中止に繋がったりすることもあるのではないでしょうか。

自社が十分気を付けていることは相手も同じことです。特に仲介会社は会社の情報や個人情報などを取り扱う重要な場所です。多くの企業や人が訪れる場所だからこそ、書類が乱雑になってはいつ情報が漏れるかもしれませんし、突然自社に被害が及ぶかもしれません。

書類が乱雑になっている場合には他にも乱雑な箇所がある可能性が高いです。取引の管理がきちんとされていない、物件管理に不安があるなど、見えないところもちろんですが、お客様が見えるスペースが乱雑になっていては他も乱雑になっている可能性が高いです。来店するときには、店内の様子をしっかり確認してみましょう。

整理整頓がきちんとされていることは仕事の効率に繋がりますし、物件の管理もしっかりしているというイメージが湧いてきます。

4.掲載されている物件情報が更新されない

賃貸オフィスの情報は都度更新していることが望ましいですが、なかなか難しいということが実情です。ただし、更新が全くされていないケースはおとり広告になっている可能性もあります。

おとり広告は情報を載せた時点では契約が可能だった物件で、誰もが魅力的な物件として判断することができるのに情報がそのまま掲載されていて、その情報に釣られて問い合わせをしたらすでに契約済みまたは物件がなく違う物件を紹介されてしまったというエサの役割をしている物件です。

ネットでの更新は前回より2週間程度が目安となりますが、契約済みの広告が掲載つづけていればおとり広告として判断されます。仲介業者によっては、ミスや悪意がない場合であっても正しい情報を掲載していない場合には、おとり広告として違反対照となってしまいます。わかっていながらわざとやっている場合には悪質と判断されてもおかしくありません。

また、更新したときには契約可能な物件でも問い合わせしたら、その時点の状況となりますが、契約済みの物件を案内してくることはNGです。

5.路上へ勝手に看板を出している

街中だけでなく住宅地でも物件の広告が電柱などに設置されていることがあります。店舗名や病院などの道案内を兼ねた看板は正式に契約している看板です。

ところが、テープで張りつけていたり、板の看板を針金で留めていたり、カラーコーンに広告を貼って道路に置いてあるものなどはほとんどの場合違法広告です。

容易な作りの看板は短期的に立てかけて不要になったら撤去することもありますが、多くの場合は捨てることが前提で設置しているためそのまま放置されていることも多いです。

捨てることが前提の看板は捨て看と呼ばれていて、電柱の管理者に無断で設置していたり、道路に置いて通行妨害や道路占有となり本来の管理者に許可を得ていなかったりすることが多いです。

違法なことを知っていて設置しているケースも多いですが、基本的には現行犯での取り締まりになるため対応ができないという現状があります。

捨て看は物件にもよりますが、ワケあり物件などのケースが多く、客寄せ用として違う物件を紹介するエサになることもあります。捨て看を取り扱う会社がすべてNGということではありませんが、できれば避けておくことが無難です。

大手と地域密着型の仲介会社おすすめなのはどっち？

大手と地域密着型にはそれぞれ得意分野が異なります。

大手だからこそのブランド力や全国に広がるネットワークなどの影響力や情報力、そして大規模だからこそ統制が取れているマニュアルは大きなメリットです。

地域密着型の場合には、密着しているからこその地域独自のネットワークに長けていて、その地域の情報だけは大手よりも詳しいというケースも少なくありません。地域によっては大手や新規には参入できない深いつながりがあり、魅力的な情報を持っていることもあります。

大手仲介会社を利用するメリット・デメリット

・メリット

全国展開している大手では、こちらが不慣れな地域であっても、現地にスタッフがいることが多く橋渡し的な対応から紹介してもらったり現地で案内をしてくれたりします。

自社物件を所有していることも多く、物件の情報だけでなく周辺情報に詳しく不慣れな地域でも安心です。

・デメリット

大手ならではの広告展開や所在地が好立地になっていることからコストがかかっている分、利用者に仲介手数料などのコストをのせていることもあります。

人数が多く、支店なども多いことから、異動で担当者が転勤になっていることもあります。次の担当者に引き継ぎはされていますが、不安になることもあります。

マニュアル化されていることから、柔軟性に乏しいケースもあります。

地域密着型を利用するメリット・デメリット

・メリット

一般公表されていない情報を所有していることも多く、柔軟な対応をしてもらうことができます。物件オーナーと強い繋がりを持っている業者も多く、多少の無理を聞いてもらうよう交渉をしてくれることもあります。

賃貸オフィスを東京都内で探しているときには、大手に注目して探すよりも、地域密着型の仲介業者を選ぶと幅広い物件から希望のオフィスが見つかるケースも少なくありません。

転勤して担当がわかるということがほとんどなく、長年の付き合いをすることができます。

・デメリット

知名度やブランド力は低く、物件数も少なさも目立ちます。

インターネットで情報提供していないこともあり、物件を探せないケースがデメリットとなりますが、情報提供していないからこそ、大手にはない有益な情報を数多く持っていることもあります。

東京で賃貸オフィスを選ぶときにはここを見よう！

東京には実に多くの賃貸オフィスが立ち並んでいます。それぞれいい部分と悪い部分を持っており、何を基準に選ぶべきか迷う方も少なくありません。物件探しを通して重要視されるのは、テナンスの確認、周辺環境のチェック、飲食店やコンビニといったお店の有無などです。この辺を重視して探すことで従業員が通勤しやすい、働きやすい場所を見つけることができます。目当ての賃貸オフィスが見つからない時は、ぜひ下記のポイントを見てみましょう。これまで見逃していたポイントがいくつか含まれているかもしれません。

見るポイント1：飲食店、コンビニ、郵便局など周辺の環境

賃貸オフィスを探す時に必ずチェックしたいのが周辺環境です。特にあったら嬉しいのは飲食店、コンビニ、郵便局などです。飲食店が近くにあれば、会社の同僚とお昼を食べにいけますし、近くにコンビニがあれば、夜遅くまで残業しても食料や日用品を調達することができます。さらに郵便局があれば、郵便物を送る時に楽でしょう。

このように、賃貸オフィスを選ぶ際も賃貸物件と同じように周辺環境をしっかり確認することが失敗しないポイントですが、便利なところにある賃貸オフィスはその分坪単価も上昇します。そのため、家賃も高くなりがちでしょう。特に都市部はその傾向にあるので、できるだけ賃料を安く抑えたいなら、東京から少し離れた場所に借りることをおすすめします。少し不便ですが、土地が広いので従業員も伸び伸びと仕事をすることができます。

賃貸オフィス選びは立地も重要ですが、家賃を払い続けることも大事なので、賃料にも目を配るべきでしょう。この場合は先に予算を決めておき、それに合わせた探し方の方が効率がいいかもしれません。

見るポイント2：賃貸オフィスが入っているビルの他のテナントも確認

賃貸オフィスビルの場合、他のテナントが入っているのが一般的です。こうしたビルに入居をする場合は、テナントの確認をする必要があります。ただ、この部分はオフィスクオリティーとはあまり関係ないのでは？と思われがちですが、すでに入居するテナントの状況に目を配ることも忘れてはいけません。

また入居予定物件と同じ階にテナントがある場合も要チェックです。同フロアだと、各従業員や共有スペースなどの使い方を考慮しなければならず大変です。他のテナントとあまりに違う業種、あるいは競合に近い業種の場合は、トラブルに発展する可能性もあるため注意が必要です。

転移後もし、問題が発覚すると責任が真っ先に移転をマネジメントした責任者に向けられます。面倒ごとに巻き込まれないためにも、入居前の調査は時間をかけて行なうことが大切です。そして調査内容を報告書としてまとめて、上司や取締役に明確な決裁を取ってもらいましょう。そうすることで、責任リスクを回避できます。

見るポイント3：共有スペースのエントランス・トイレ・水回りをチェック

業務の効率化は、キレイなオフィスと環境にあります。それは会社全般にいえることでしょう。これから事業を開始する場合、あるいはオフィスを移転する際は、環境を重視して物件探しをしていきます。

ここでチェックしたいのは、給湯室や給湯室の雰囲気などです。また給湯室と同様に、トイレもチェックしましょう。雰囲気が暗く狭い場合は、空気も悪く使い勝手があまりよくないかもしれません。これでは快適に仕事をすることは困難です。特に女性が多く務める会社の場合は、トイレと洗面台が別々の物件を選ぶのが望ましいです。

女性の場合、洗面台で化粧直しをしたり髪の毛を手入れしたりするので男性より洗面台を独占する時間が長いです。賃貸オフィスを探す時は、給湯室の広さ、トイレ設備の数、給湯室とトイレの位置が配慮されているかが要チェックポイントでしょう。

また、賃貸オフィスを探す時は、共有スペースの有無もチェックしましょう。狭い事務所でも、来客やミーティングをする時に共有スペースがあると、便利ですしあるだけで安心します。特に会社立ち上げ時はお金がかかるので、こういう時こそ有効活用できる賃貸オフィスを探しましょう。

見るポイント4：室内スペースの電気容量・フリーアクセス・レイアウトイメージを確認

レイアウトを細かく決めるのは、賃貸オフィスを契約後になりますが、おおよそのイメージは内観の時に掴んでおくといいでしょう。この場合入居した前提で、会議室、応接室、休憩スペース、コピー機、棚などどのように配置するかを使い勝手と共考えていきます。

パソコンを設置する時は、最近増えているOAフロアがおすすめです。電気コード、LAN回線、電話回線を床下に収納するもので、全体的にスッキリしたイメージになります。

OA機器を多く扱う会社は、電気容量のチェックも忘れず行なってください。特にIT企業は、一人で複数のパソコンを使うケースが多いので、必要に応じて容量を増やす必要があります。また、社内にサーバーを設置する時はさらに容量を増やす工事が必須となります。そのような場合を想定して、増設工事に関する問い合わせを先に済ませておくといいかもしれません。

また、エアコンを使う場合古い建物には注意が必要です。というのも、古いビルは旧式のエアコンを設置していることが多く、パソコンを頻繁に使うとその熱量でエアコンの効き目が悪くなります。この場合、入居後交換になることがほとんどですが、テナント負担が一般的なので余計な出費はかからないでしょう。

賃貸オフィスを借りる際は必ず内見に行こう！

賃貸オフィスを借りるときは、事前に内見に行ってから最終的に物件を決めるようにしましょう。それは内見に行かないとわからないことが多々あるからです。

たとえば電波状況もそのひとつになります。賃貸オフィスを内見するときには水周りや間取りなどは多くの方が調べる項目なのですが、電波状況についてはチェック不足になりがちです。携帯電話は仕事でも欠かせないアイテムですので、オフィス内で快適に使用できないと何かと支障が出てきます。

各電話会社によって電波の入り方が変わってきますし、オフィスの場所によっては完全に電波が入らないキャリアが出てくると、仕事にも影響が出てくるのです。賃貸オフィスを契約する前に一通り全キャリアの電波が入るかどうかを調べておくのが確実です。

他のテナントが入っているような賃貸オフィスの場合は、入っている企業もチェックしておきましょう。同じフロアに複数の企業が入っているような賃貸オフィスでは、共用部分などの使用をめぐり、トラブルになることもあるからです。

内見のときに持っていた方がいいアイテム

賃貸オフィスを内見するときは、いくつかのアイテムを持っていくことで効率よく内見作業がすすめられるようになります。

まず持っていきたいアイテムのひとつが、内見時にチェックするべきポイントをまとめてあるチェックリストと、筆記用具とメモです。内見時にチェックしようと頭で考えていても、いざ現場で内見を始めるとチェックし忘れる項目が出てきます。予めチェックリストを作っておくと、チェック漏れを防げるようになります。また内見時に気が付いたことを書き留めておけるように、メモやノートを用意しておくと便利です。

気になった箇所を残しておくためにも、カメラはあったほうがいいですがスマホでも事足りるでしょう。メジャーも持っていきたいアイテムのひとつになります。賃貸オフィスを借りるときは、机などある程度のレイアウトを考えながら内見していくことになります。予めオフィスに設置するデスクやキャビネットのサイズがわかっていれば、そのサイズを計っていき、内見の時にメジャーを使いながらおおよそのレイアウトを作れるようになります。

またオフィスが決まってからデスクやキャビネットを購入するときは、サイズ計測を適切に行うことで、最適なサイズを選べるようになるでしょう。

快適に働くために必要なオフィスの広さを紹介！

企業などが賃貸オフィスを借りるのに、どのくらいの広さが必要なのでしょうか。特に、東京都心などでオフィスを借りようとした場合は、広ければ広いほどどんどんと賃貸料も高くなってしまいます。

そのため、オフィスを構える場所などを考慮せずに考えると、一人当たりで3坪から5坪くらいの広さがあれば、快適に働けるといわれているのです。

この面積の中には、執務室や会議室や応接室などの部屋の面積の他にも、更衣室や受付や通路などの面積まで含めています。また、ここでは快適に働けるための場所ごとの必要な面積について説明します。

快適なワークスペースを確保するのに必要な面積

賃貸オフィスにおけるワークスペースとは、賃貸オフィスの全体面積から会議室や応接室や休憩室などのいろいろな人が共同で利用するスペースを除いた面積のことです。

ワークスペースなので、最低限仕事をする上で必要なものを置かなければなりません。また、業種などによっては、OA機器などをたくさん置かなければならないため、他の業種よりも広いワークスペースが必要なこともあるかもしれません。

そのため、一概にはいえないのですが、一人最低でも3坪の広さが必要です。 ワークスペースには、パソコンや電話などを置くためや、従業員などが仕事をするための机や椅子が必要です。

また、複合機やシュレッターなども必要です。さらに、企業によっては、セキュリティ機器や、オフィスコンビニや、ウォーターサーバーの設置をするところもあるでしょう。

そのため、ワークスペースに何を設置するかによって、快適に過ごせる広さも変わっていきます。さらに、賃貸オフィスの場所によっては、会社の規模や業績に反した賃貸料がかかる場合があります。

東京や大阪や名古屋などの大都市圏で、1人3坪×人数のワークスペースを確保するには、賃貸料も高くなってしまうため、考慮が必要です。

会議や打ち合わせのスペースを確保するのに必要な面積

賃貸オフィスをレンタルする場合、会議や打ち合わせのスペースを確保するかどうかを決める必要があります。社内での仕事の打ち合わせや、企画会議などに使うスペースが必要であるのか、来客をおこなうスペースが必要なのかを考えなければいけません。

また、会議や打ち合わせのスペースが必要かどうかは、企業の業種や使用目的によっても違ってきます。もちろん予算とも相談する必要があるでしょう。 そして、会議や打ち合わせのスペースを確保することが決まったら、次は広さを考えなければいけません。

会議や打ち合わせのスペースの広さを決めることはなかなか難しいのです。少人数でしか会議や打ち合わせを行わない場合は、マイクが無いと声が届かないような大きな部屋を借りる必要はありません。

そのため、何人用の部屋が必要なのかや、どのくらいの大きさのテーブルを置くのか、レイアウトを考えることが大切なのです。一般的には、会議や打ち合わせのスペースの広さは、最低でもテーブルの幅の倍以上は必要といわれています。

したがって、会議や打ち合わせのためのスペースの面積は、どのくらいの規模の会議や打ち合わせを行うかによって決まってくるのです。

受付や更衣室などのスペースを確保するのに必要な面積

賃貸オフィスの広さを算出する場合、意外に間違えやすいのは、受付などの業務支援スペースや、更衣室などの生活支援スペースを考えないで決めてしまうことです。

そのため、賃貸オフィスをレンタルする場合は、必要なスペースをどんどんと積み上げて考えた方が良いでしょう。

まずは、受付に必要な面積ですが、企業の規模や従業員の数によっても違ってきますし、来客数によっても違います。また、受付に配置する従業員などの数によっても違います。

小さな会社では、入口の外に電話が設置されていて、来客者が受話器を取ると中につながるだけの簡易的なもので受付業務を対応しているところもあるのです。

それぞれの企業でいろいろですが、賃貸オフィスの一般的な受付の面積は、1坪から5坪と考えて良いでしょう。 次に更衣室ですが、制服がある企業にとっては必ず必要ですが、なくても問題のないところもありますので、まずは必要かどうかを考えましょう。

また、必要であっても従業員の人数や、男性用の更衣室があった方がいいのかなども考慮しなければなりません。

そして、一般的な更衣室の面積は、3連のロッカーが6台置けて、18人の使用で2坪くらいは必要です。もっと使用する従業員が多かったり、広いロッカーを置いたりする場合は、その分広いスペースが必用です。

オフィス設営をするときに揃えておきたいアイテム一覧

賃貸オフィスが見つかっていよいよ引っ越しをすることになった時に、オフィスの設営の準備をしなければなりません。

移転前のオフィスで使っていたオフィス家具やOA機器がそのまま使えれば問題はないのですが、開業などで賃貸オフィスを初めて借りる場合は、いろいろと揃えなければならないものがあります。

会社として営業をしていくためには、仕事ができる環境が必要です。ここでは、賃貸オフィスに引っ越してオフィス設営をする時に、揃えておくと便利なアイテムについて説明をしていきます。

机や椅子などのオフィス家具を揃えておく

賃貸オフィスを設営するのに、まず最低限揃えておかなければいけないアイテムは、机や椅子などのオフィス家具です。

机や椅子などがないと、仕事をするスペースが無くなってしまうために、絶対に必要なものです。しかし、オフィス家具を揃えるには、費用がかかります。さらに、従業員の人数が多かったりすると余計です。

そのため、できるだけオフィス家具には、費用をかけない工夫が必要です。 なるべく費用をかけないでオフィス家具を揃える方法は、まずは購入しないでレンタルをすることが挙げられます。

レンタルであれば、一括でかかる費用を抑えることができます。また、中古のオフィス家具の購入も費用が抑えられるでしょう。

以前に他の会社などで使っていたオフィス家具が、まとめて中古市場に安価ででている場合があります。さらに、オフィス家具の専用の業者などで一括購入した場合、安価で揃えることができます。

このように、賃貸オフィスの設営には、オフィス家具を揃えなければいけないことも考慮しておきましょう。

電話機やWi-Fiルーターなどの機器を揃えておく

会社などを開業や移転をするために、賃貸オフィスをレンタルした場合、電話機やパソコンやWi-Fiルーターなどの機器も揃えなければなりません。

移転の場合であれば、機器は揃っているケースが多いため新たに購入するものはあまりないかもしれません。

しかし、大阪などの西日本エリアから、東京などの東日本エリアに移転をするのみならず、東京都内同士の同じエリア内の移転でもネットワークの再構築が必要な場合があります。

一方、開業などで電話機やWi-Fiルーターなどの機器をすべて揃えるには、会社の規模にもよりますがかなりの費用がかかります。

そのため、当然のことですが、できるだけ費用をかけずにすませたいものです。電話機やパソコンやWi-Fiルーターなどの機器をできるだけ安価で揃えるためには、机や椅子などのオフィス家具と同様にレンタルという方法があります。

また、パソコンなどは、型が古くなってしまいますが、以前に他の会社で使っていたものが大量に中古市場にでている場合もありますので、利用するのも良いでしょう。

コピー用紙やノートなどの消耗品や備品も揃えておく

賃貸オフィスをレンタルして、机や椅子などのオフィス家具も揃いました。

また、電話機やパソコンやWi-Fiルーターなどの機器も全て揃いましたら、次にコピー用紙やノートなどの消耗品や備品も揃えなければなりません。

消耗品や備品についても、オフィス移転の場合であれば、以前に使っていたものをそのまま使えばいいのでかかる費用も少なくて済みます。

しかし、開業などの場合は、すべて初めから揃えなければなりません。そのため、費用もそれなりにかかることになるでしょう。

揃えなければいけないものは、コピー用紙やノートの他にもシャープペンやシャープペンの針やポールペンなどの筆記用具があります。

また、クリップや輪ゴムや朱肉など、他にもたくさんの消耗品や備品を揃えなければなりません。

そのため、できるだけ安価にたくさんの必要な消耗品や備品を揃えるためには、業者にまとめて注目すると良いでしょう。業者に頼めばリストなどもありますので、必要なものすべてがきちんと揃えられます。

知っておこう！賃貸オフィスの用語集

賃貸オフィスを借りる時には、住居用の賃貸物件を借りるときにはあまり出てこない専門的な用語が出てきます。不動産会社との話をスムーズに進めるためにも、専門用語についてある程度理解しておくのが望ましいです。

たとえば預託金もその一つになります。賃貸物件を借りるときは敷金や保証金を事前におさめるのが一般的ですが、近ごろは敷金や保証金の区別が明確でなくなってきており、預託金という形で納入するケースが多くみられます。

他にも賃貸物件契約時に支払った預託金（敷金や保証金）のうち返却されない費用のことを示す償却や、普通賃貸契約、定期賃貸契約、保証会社といった用語がよく出てきます。専門用語の数はそれほど多くありませんし、意味も簡単に調べられます。

【預託金】

賃貸オフィスでよく使われる用語のひとつが預託金です。賃貸物件を借りるときは、物件のオーナーに対して支払う礼金、また賃貸物件を明け渡すときに原状回復をするために使われる、もしくは賃料の不払いや物件の担保に使うための費用に充てる敷金や保証金を事前に支払うのが一般的です。

最近は敷金や保証金といった区別が明確に行われなくなってきており、預託金という言葉で表現されるようになっています。保証金や敷金とは異なり、契約書上にその使いみちが明記されていますので、その内容によって預託金がどのような意味を持つかが変わってくるのです。

預託金は物件契約が終了後には返還されるお金なのですが、全額返金されるかどうかは明け渡し時の物件の状況や需給関係、地域などによって異なるケースが多いのです。

【償却】

会計用語でも償却という用語が使われるのですが、賃貸契約で使われる償却は別の意味を持っています。

賃貸契約を交わすときに、敷金や保証金、預託金という名目で事前にまとまった費用を、不動産会社を通じて物件のオーナーに支払っているでしょう。敷金や保証金は家賃の不払い時や、原状回復のための費用に使いますが、解約時には全額ではないですが支払った分が戻ってくるのです。

償却費は賃貸オフィス解約時に無条件で差し引く金額のことを指します。償却費に充てられる金額の相場は、賃料の1~2か月分、保証金の10〜20％ですが、近ごろは償却なしの物件が増えてきているのが現状です。また地域によって償却費の相場が異なることも多いため、地域の相場で調べたほうがより確実です。

【普通賃貸借契約】

賃貸オフィスを借りる時には、契約時に借りる期間を定めるのが一般的です。契約方法には主に2通りあり、その一つが普通賃貸契約になります。普通賃貸契約では契約期間を1年以上で設定（2年が主流）し、もしも契約期間を１年未満としてしまうと、普通賃貸契約ではなくなります。

普通賃貸契約では借主からの中途解約に対する特約を設けることができ、解約予告期間を定める、すぐに解約をする場合に支払う金銭について定められます。また貸主から解約の希望があっても、借主が引き続き賃貸契約を希望するときはよほど正当な理由がない限り、解約できないことになっています。普通賃貸契約の契約期間は貸主の事情と借主の意向によって決まるのが特徴になります。

【定期借家契約】

賃貸契約には契約更新を定めない定期賃貸契約もあります。普通賃貸契約では賃貸期間を定め、借主、貸主の希望応じて更新ができるのですが、定期賃貸契約では契約期間が終了した時点で賃貸契約が終了することになります。ちなみに契約期間は自由に定めることができるようになっています。契約書を交わす際には契約期間を確実に定めることが必須であり、公正証書などの書面によって契約することが条件になります。

また貸主は借主に対しても契約書だけでなく別の書面などを用意して契約の内容について詳しく説明する義務が生じます。この義務を怠ると定期賃貸契約の効力がなくなってしまうのです。中途解約に関しては特約を個別で結ぶことで対応できる場合があります。

【保証会社】

賃貸オフィスを契約するときに保証会社を求められることがあるのですが、保証会社とは借主が家賃を滞納した時に借主に変わって貸主に賃料を立て替えて支払う、賃料の滞納を保証するサービスを提供している会社になります。

貸主から賃貸契約時に保証会社を求められるのは、たとえば新規で開業するなど社会的信用が少ない場合に多く見られます。審査が厳しい場合でも、保証会社に依頼することで審査が通ることもあるのです。

保証会社を利用すると、借主は保証会社に保証料を支払う必要が出てきます。保証会社に支払う費用の相場は、賃貸オフィス契約時に賃料や管理費の合計100％、その後毎年数万円です。保証会社によって支払う費用は異なるのですが、保証会社を借主ではなく貸主が選ぶことがほとんどです。

賃貸オフィスを利用するなら火災保険に加入するべき？

オフィスを賃貸するにあたって、火災保険に加入することはむしろ義務とも言えます。なぜなら、契約の時に火災保険に入るのを拒否する場合、大抵は契約を拒否されてしまうからです。というのも、賃貸オフィスが火災で被害を受けた場合、もちろん借りている側は被害を受けますが、物件の被害を受けるのは、その物件を所持者の貸している側だからです。

すると貸している側は、火災の場合の賠償義務を借りている側に負わせることになります。そしてその賠償をできない場合、貸している側はやはり不利益を被ってしまうので、火災保険を半ば義務付けています。

・火災保険の必要性について

火災保険は、自分の財産を守るためにも、そしてもしもの時にオーナーの財産も守るための保険です。例えば自分の不注意によってビルを全焼させてしまったとしましょう。この場合、まず賃貸オフィスに置いてあった自分の財産は全て消失してしまいます。しかし、もし家財保険という火災保険に加入していれば、火災によって焼失した財産を復旧することができるので、それだけで万が一の時も損失が軽減されます。

続いて、賃貸オフィスを消失してしまった場合は、契約をした時の現状復帰をして返すという約束を果たせなくなるので、損害賠償を行うことが必要です。しかし一部屋の賠償でも数百万円かかってしまいますし、ビルを一棟焼失させてしまったら損害賠償は何千万円にも上ります。これはとても支払える費用ではありませんし、払えたとしても大きな痛手になることは間違いないです。

けれども、もし借家人賠償責任保険という火災保険に入っていれば、保険会社が代わりに賠償してくれます。確かに火事なんて起こらないだろうと自信を持っている人は、火災保険料を無駄に感じるかもしれません。しかし万が一火災が発生した時に発生する費用を考慮すると、やはり自分自身を守るために火災保険に加入しておくべきです。

・加入していなかった場合のリスク

火災保険に加入していなかったら、借りているオフィスに火災の被害があった時には、以下の三つの損害が発生するリスクがあります。まず一つ目は、自分の財産を消失してしまう可能性です。火災が起これば、耐火性の金庫でもない限り物の焼失は免れられません。例えば重要書類や家具家電は、失うとかなりの痛手になってしまいます。

二つ目は、賃貸オフィスの賠償金です。賃貸オフィスを借りる時には、返す時に現状復帰を行うという契約を必ず結びます。しかし火災でオフィスが焼けた場合には、その契約を破ってしまったことになるので、賠償金を支払う義務が生じます。これによる損害は、少なくとも100万円以上と非常に高いです。

三つ目は、周りのビルの弁償もしなければならなくなる可能性です。もし火災を重大な過失によって引き起こしてしまった場合、そしてそれが周りのビルに燃え移って他人のビルにも損害を及ぼしてしまった場合は、そのビルに対しても賠償金を支払わなければなりません。

特に賃貸オフィスを東京に借りているなら、東京はビルが密集しているので、燃え移った時の被害は計り知れません。これらのリスクは、全て火災保険に入っていれば避けられるリスクです。そのことを踏まえると、火災保険は損ではありません。

・火災保険に加入する場合の保険料目安

火災保険の相場は、保険をかける建物がどんな構造か、そしてどの災害までを補償するかによって変動します。建物の構造とは、該当の建物が耐火性か否かということです。

マンションの場合はM構造、耐火性一軒家の場合はT構造と呼ばれ、その他の一軒家はH構造と呼ばれます。賃貸オフィスはビルの一室であることが多いので、建物型はM構造です。補償範囲とは、どんな災害による被害なら補償してもらえるのかという範囲です。

オーソドックスな保険は、火災と風災を補償してくれます。風災とは竜巻などによる被害のことです。そしてそれに加えて、大雨や洪水による浸水など、水災も補償してくれるものや、更に黄砂やペンキによる外壁の汚れまで補償してくれるようなプランもあります。

賃貸オフィスなら、火災と風災の補償は必要不可欠で、出来れば水災もカバーしてくれる保険が良いです。M構造の建物に火災と風災の保険をかける場合、相場は一年あたり1200円程度です。そこに更に水災保険も追加すると、一年あたり2000円程度になります。この費用は、万が一火災や竜巻といった災害の被害に遭って賠償を求められた際に払わなければならない値段に比べたら、非常に安いです。

これだけは加入しておいた方がいい火災保険とは？

賃貸オフィスにかける火災保険は主に三種類ありますが、保険料をなるべく抑えたいならその中で借家人賠償責任保険と個人賠償責任保険の二つは加入しておきましょう。

というのも、もう一つの火災保険である家財保険は、自分の財産が焼失した時に復旧するための保険なので、オフィスに高価なものを置かなければ被害額はそこまで高くならないのに対し、借家人賠償責任保険や個人賠償責任保険が補償してくれるのは建物の焼失に対してであり、これは万が一被害が出ると損失は100万円を超えてしまうからです。この補償を受けないのは、リスクが大きすぎます。

・借家人賠償責任保険

不動産の所持者から物件を借りる時には契約を締結しますが、その契約の中には必ず、返す時に現状復帰を行うという内容の契約が含まれています。そしてその契約は、履行されない場合賠償金を支払う必要があります。つまり、火災や風災で借りていたオフィスが全焼したり吹き飛んだりしでしまい、建物が復旧できないほどダメージを受けた場合、現状復帰して返すという契約を履行しなかったということになり、賠償金を支払わなければならないということです。

この賠償金は、部屋一つの損害を補償しなければならないわけですから、100万円を越えます。ここで役に立つのが、借家人賠償責任保険です。借家人賠償責任保険は、何か災害で借りていた部屋が現状復帰不可能な状態になってしまった時に、代わりに賠償してくれる保険です。つまりこれに加入していれば、何百万円という損失を受けなくても済みます。

また借家人賠償責任保険は、賃貸契約が最低二年間であることから、二年一括払いの料金体系になっています。そして相場は、二年で4000円弱です。もし自分が火災を起こさない自信があっても、他人の火災に巻き込まれた場合も賠償責任は発生します。なのでこの保険に入って損はありません。

・個人賠償責任保険

自分の借りているオフィスが焼けてしまった場合には、どんな場合であれ賠償責任が生じます。そして、もし十分な用心をしておらず、重大な過失によって火災を起こしてしまい、周りの建物にも被害を出してしまった場合は、周りの建物に対する賠償責任も発生します。その賠償に対する保険が、個人賠償責任保険です。

この保険は、自分が火災を起こさない自信があれば加入しなくても良いようにも見えますが、加入すべき理由は賠償金の費用にあります。まず誰だって失敗してしまうことはあり、絶対火災を起こさないとは言いきれません。

そして火災が周りの建物に燃え広がった場合、賠償金は1000万円を超えることも有り得るということに注意しなければなりません。数十万円ならまだ賠償してもなんとかなるかもしれませんが、1000万円を超える損害を受ければ最悪の場合破産です。この最悪の結末を回避するために、個人賠償責任保険に加入します。

また借家人賠償責任保険と個人賠償責任保険は、むしろ加入しなければ借家契約を締結できないことが多いです。これは借家人を守るための対策です。結局、一年につき一万円もしない保険料をケチるために、多大なリスクを背負うのは愚かだということです。

仲介会社の力を借りて良い賃貸オフィスを見つけよう！

賃貸オフィスを借りるときは、仲介会社を通じて物件を探してもらい、契約をするケースが多く見られます。東京は特に賃貸オフィスの数も多くあるため、より良い物件を選ぶためにも優良な仲介会社を選ぶことが重要なポイントになってくるでしょう。

仲介業者によって扱っている物件の種類や件数、得意分野などが異なりますので、複数の仲介業者に依頼したほうが、より良い賃貸物件に出会える確率を高めてくれます。

また営業担当者の対応も仲介会社を選ぶときにチェックしておきたい点のひとつになるでしょう。こちらの出す条件により近い物件を親身になって探してくれるか、賃貸契約を結ぶ時の説明も丁寧に行ってくれるかなどをみてみると、信頼できる仲介会社かがわかるようになります。