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失敗しないためのオフィス移転マニュアル

ここでは、失敗しないためのオフィス移転マニュアルとして、移転前に知っておきたい情報を紹介していきます。

いずれも押さえておきたいポイントばかりですので、ぜひチェックしてみてください。

知らないと損する?オフィス移転マニュアル

効率よく移転するには?

オフィスの移転には、考えている以上に多大な労力と時間が必要です。オフィスの規模が大きければ大きいほど、必要な労力・時間も大きくなります。

つまり、いかに効率よく進められるかどうかにオフィス移転の成功がかかっている、といってもいいでしょう。

では、どうすれば効率よくオフィスの移転を進められるのでしょうか。そのポイントは、移転の準備と当日の流れ・手順を把握することにあります。いかに滞りなく準備を整え、流れ・手順にそって移転作業を進められるかどうかが、効率よく移転させるカギなのです。

効率の良いオフィスの移転方法を知りたいならこちら

移転するために必要な費用

労力と時間と同様に、費用も移転規模の大きさに比例して高くなります。そのため、どのような費用がかかってくるのかを知っておくことは移転を成功させるためには不可欠な要素。

あらかじめ必要な費用を知っておけば、「予想外の出費を強いられてしまった」という移転の失敗を避けることができます。

また、諸費用の目安を知ることで無駄なコストを抑えることもできますし、よりお得にオフィスを移転させることにもつながるでしょう。

オフィス移転に必要な費用を知りたいならこちら

オフィス移転で気を付けたいこと

毎度毎度の恒例行事のように移転を繰り返している会社・事業所ならともかく、多くの場合、オフィスの移転はそう何度も経験するものではありません。

経験が少ないイベントだけに、注意しておかなければならないポイントもいくつか存在します。

オフィス移転ではとくに、解約通知や敷金償却など、契約や原状回復におけるトラブルに見舞われるケースがあるため、事前の知識習得は必ずしておいてください。

オフィス移転の注意点を知りたいならこちら

より良いオフィスの選び方

誰しもがより良い条件のオフィスへ入居したいもの。そのためには、どういった点に着目して物件を選べば良いのでしょうか。

ロケーションや広さ・設備、賃料・コストといった、より良いオフィス選びにおいてチェックしておきたいポイントがあります。

物件そのものの選び方以外にも、仲介業者選びも重要となってきますので、そのあたりについてもしっかりとチェックしてみてください。

最適なオフィス選びの方法はこちら

従業員数に対するオフィスの適切な広さとは?

賃貸オフィスを契約するにあたり、オフィス面積は重要な要素の一つとなります。

しかし、賃貸オフィス情報サイトなどに掲載されている数値がそのまま「床面積」を表しているとは限りません。オフィスの広さを示すさまざまな基準を理解したうえで、「1人あたりの面積」をベースとして適切なサイズの賃貸オフィスをリサーチしましょう。

従業員数に対するオフィスの適切な広さはこちら

賃貸オフィスお薦めの新宿西口エリア

新宿西口エリアはオフィスビルが林立しており、数多くの日本を代表する企業が多くテナントを構えているため、新天地として適しています。ブランドイメージの高いエリアと言われ、ビジネスチャンスもそこかしこにあるかもしれません。

これからオフィスを新宿西口エリアに移そうと考えてる方は是非チェックしてみてください。

お薦めの賃貸オフィス「新宿西口エリア編」はこちら

オフィス移転をする際の流れについて

オフィス移転には事前に準備しておくべきことが多く、移転の準備を始めるとやることに追われて忘れてしまうことがある可能性はおおいにあります。今借りているオフィスへの対応や移転先のオフィスへの対応は?取引先への連絡はいつすべき?

スケジュールをしっかりと立てて取り組めるように、流れを把握しておくことが重要です。

オフィス移転をする際の流れについてはこちら

賃貸オフィスを借りる際に掛かるコストについて

孟母三遷という言葉からもわかるように、充実した設備が整っている環境を準備することが会社経営をする上では必要になります。

これから新たに賃貸オフィスを借りて引越しする際にはどのようなコストが掛かるのでしょうか。事前に全体像を把握した上でコストを減らせる不動産屋を選ぶことが重要になります。

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賃貸オフィスで値下げ交渉はできる?

一度契約してしまうとなかなかコストを下げられないオフィスの賃料。結論から言ってしまうと、契約前に賃料の交渉は可能です。

どんな物件が値下げ交渉できるのか、賃料値下げ交渉に必要なものはあるのか。契約前に効果的に値下げ交渉するためのポイントを紹介しています。

賃貸オフィスでの値下げ交渉についてはこちら

オフィスの移転手続きと大まかな流れ

事業に利用しているオフィスの移転をする場合、郵便局と消防署、法務局・税務署・年金事務所等に指定の書類を提出する必要があります。

これらの手続きを忘れると、新しいオフィスに取引先からの重要書類が届かなかったり、決算や従業員の保険に関する手続きで問題が発生する可能性が。

各手続きを漏れなく片付けられるように、こちらのページではオフィスの移転手続きに必要な提出書類などを解説していきます。また、大まかな移転の流れも見ておきましょう。

オフィスの移転手続きと大まかな流れについてはこちら

オフィス移転の際に必要な手続きなどのチェックリスト

                                                               

チェック項目 チェックポイント
計画 効率よくオフィスの移転を行うには、移転目的を明確にして、それに沿った緻密な移転計画を立てることが必要です。計画が杜撰であれば、すべてが狂ってしまうおそれがあります。
選定 移転先の物件の選定は、移転後のオフィス活動を左右する重大なイベントです。移転計画が完璧なものであっても、物件の選択を誤ってしまうと、その後の業務に支障をきたしかねません。
契約 新しく借りるオフィスの契約内容はしっかりと詰める必要があります。それと同時に、現在使用しているオフィスの契約内容もしっかりと確認しておくことが重要です。退去時にしなければならないことや、金銭的な清算があります。また、移転のタイミングがずれて、二重の支払が発生したり、行き場がなくなったりすると大変です。
オフィスプランニング 新規オフィスへの移転に伴い、従来の問題点を解決するオフィスレイアウトや、新しい機能の追加など、移転時にしかできない大胆なオフィスプランニングを考えます。また、事務機や什器の更新、将来的に必要となるスペースなども考慮しておくことが重要です。
オフィス移転手続き オフィスを移転すること自体は、既存オフィスの契約解除と新規オフィスの契約締結により可能となります。しかし、実際に新しいオフィスで業務をするためには、欠かせない各種の手続が存在します。これを漏れなく行うことが大切です。
業者選定 オフィスの移転では、業者選定も疎かにはできません。仲介業者は物件の選定に大きく影響します。オフィスプランニングも社内で完結できなければ、専門の業者に依頼する必要があるでしょう。また、プランニングには移転先の設備工事なども絡んできます。
引越し 引越しにおいても業者の選定は大切です。最低でも、事務所の移転に実績のある業者が条件となります。また、引越し作業を業者任せにするのか、社員はどこまで関わるのかなども計画段階で詰めておくべき事柄です。

移転先の選定にはあらゆる可能性を考慮する

オフィスを移転する動機には、人員増で手狭になった、業務の都合で立地を変更する必要が生じた、建物の取り壊しで退去せざるを得なくなったなどさまざまな理由があります。移転先は、こうした移転理由にかなう立地と物件を選定しなければなりません。また、賃料や社員の通勤、交通の便、入居している他企業の様子、周辺環境なども無視できない要素です。

さらに、短期間での移転は負担増となるため、将来的な展望も含めて、ある程度は余裕を持った物件選びも考えられます。

契約は業務の移行が滞らないように

使用中のオフィスの契約解除にあたっては、敷金などの金銭的な清算だけでなく、原状回復の範囲や方法も確認しておきます。また、電気、水道、電話などインフラに関する手続きも忘れてはいけません。オフィス、インフラともに重要なのは退去日の確定です。円滑に移行できるように、いつまで使うか使えるかをハッキリさせておきましょう。

新規に契約する移転先のオフィスについても、入居日に合わせてインフラを開通させておく必要があります。このとき、業務開始日と入居日が同じでは駄目です。荷物も少なく、社員も数名という条件であれば別ですが、一般には業務開始日より前に入居して、引越しや体制作りをしておくものだといえます。それも余裕を持った工程にしておく必要があります。業務開始日になって、まだ準備が終わっていないようでは広範囲に悪影響を及ぼしかねません。

IT化時代のオフィス配置

電気や電話の開通は申込みをすれば済みますが、オフィス内で実際に使用できる状態にするためには、各種の工事が必要となる場合があります。単独の電話とファクシミリが置いてあれば良い小規模事務所には無関係かもしれませんが、ビジネスホンやコンピュータネットワークの設置、配線工事などが必須となるオフィスも少なくありません。

また、いまは必要なくても、近い将来に必要となるかもしれません。事前のオフィスプランニングに従って、OAフロアの設置やパーテーションの配置を行います。

オフィス移転も最後は人海戦術

引越し作業の大部分は専門業者によって終わります。しかし、細かな配置や必要なものの割り振り、個人デスク周りの整理やパソコンのセッティングなどは、それぞれの担当者が指揮するなり、各自が判断して片付けるなりする必要があります。業者ができるかできないかということだけでなく、外部の人間に触られたくない部分もあるでしょう。また、実際に使用する本人たちが参加したほうが無難だということもあります。

さらに、まだまだ大量のキャビネットやファイル、書類などを持っていることが多い日本の企業においては、人海戦術でなければ片付かないケースが少なくないでしょう。そこで大事なのが、移転に投入する人員の配置です。昔のように、休日に無給で動員するという手法には無理があります。こうしたことも含めて考えると、計画の重要性が再認識できます。

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