より良いオフィスの選び方

このページでは、失敗しないためのオフィス移転マニュアルとして、よりよいオフィスの選び方についていくつかポイントをまとめてみました。

知っておきたいオフィス選びのポイント

ポイント1【ロケーション】

よりよいオフィスの条件のひとつしてあげられるのが、ロケーション。つまり、オフィスの立地です。

社員・スタッフが通勤しやすいか、営業や取引先へ出かけやすいかなどのアクセス面の充実は、いいオフィスの重要なファクターでしょう。とくに、取引先からの来訪が多いオフィスでは、駅から近い、ランドマークとなるわかりやすい目印がある、来客専用駐車場があるなども欠かせない要素です。

こうした面から、複数の路線が使える、駅から近い、駐車場がある、といった条件で物件選びを進めることが重要です。

銀行などの金融機関や郵便局が近くにあると、何かと便利ですし、社員がお昼休憩を取りやすい飲食店が多いエリアだとなおよしでしょう。

また、都内の一等地や人気エリアにオフィスを構えることができれば、企業ブランドを高めることができます。

ポイント2【広さ・設備】

広さが充分にあり、設備も充実していることも、よりよいオフィスの条件。

予算との兼ね合いもありますが、社員が増えたり什器や機器が増えたりしても対応できるよう、将来を見越してゆとりを持った面積の物件を選ぶと安心です。

広さにゆとりがあれば、レイアウトの自由度も高まります。

インフラなどの設備も新しいものを導入しているなど、積極的に設備投資している物件であれば業務効率もあがるでしょう。

男女別のトイレ、細かい設定ができる空調、エレベーターの広さと数、給湯室の有無、セキュリティの高さなど、より設備の整ったオフィスを探してください。

セキュリティについては、常駐警備の有無や、機械警備の有無も忘れずに確認しましょう。特に、機械警備を実施しているオフィスの場合は、警備のセットと解除を行うためのセキュリティカードやセキュリティキーが必要になります。 これは、事前に物件の管理者などを通じて警備会社に発行してもらう必要があります。

しかも、誰がカードやキーを持つか、緊急時の連絡係を誰にするかなどの問題もあります。操作部がどこにあるかなど、現地で見ておかないと困ることもあります。

もちろん、セキュリティに関係することですから、入居が決まったわけでもない相手にすべてを教えてくれるわけではありません。それでも、概要は把握しておかないと、入居してからでは間に合わない可能性が高いですし、売りのひとつでもありますので、問題ない範囲で教えてもらえるでしょう。

ポイント3【管理面の詳細】

セキュリティなどは設備面でチェックしたとして、見落としがちなのは、その他の管理状態に関することです。

オフィスビルの管理は、物件ごとに大きく異なることが珍しくありません。もちろん、管理の内容については説明を受けるでしょう。 しかし、現場で見ないとわからないこともあります。管理状態で契約前に確認しておきたい主なものを以下に記します。

・ゴミの処理について
オフィスから出るゴミは、一般の家庭ごみとは異なり、自治体の回収対象外となるものです。そのため、廃棄物回収業者と定期または単発の契約をしてゴミの回収を依頼します。そこで、回収してもらうゴミをどこに置いておくかが問題になります。物件によってゴミ置き場があったりなかったりするため、業者が回収しやすい場所を見つけておく必要があります。適当な場所がない場合は、移転先候補としての順位を下げることも考えられます。

・入退館時間と物理的な入館制限
ビル自体は24時間使用可能であっても、夜間は表玄関が閉鎖されるといった物件は少なくありません。そのため、営業時間外に訪問してくる出入り業者や、緊急の来客が玄関前で立ち往生という事態が起こりえます。 そこで、来客用通用口の有無を確認します。あれば事前に伝えることができます。なければ、関係者出入り口へ迎えに行く必要がある前提で業務を行えますし、それを避けるために時間外の来訪がないように努力もできるでしょう。

ポイント4【通信環境】

ロケーションが良好なオフィスであれば、一般的にはモバイルの通信環境は悪くないと考えられます。ただし、それはあくまでも一般論であり内見しているオフィスの電波状態が良好である証明にはなりません。

モバイルの通信環境は、いまや仕事に欠かせないものです。業種にかかわらず、顧客との連絡を携帯電話やスマートフォンを利用して行っているビジネスパーソンが主流だといえる状況にあります。少なくとも、主要3キャリアの端末が利用できることを実地で確認すべきだといえます。

また、業務上の通信手段はモバイルだけではありません。現在、主に利用されている有線通信には、メタルを使った加入電話回線、ADSL、それに光ファイバーを使った光回線があります。 しかし、そのすべてがどこででも使えるというわけではありません。

NTTなどの通信事業者の設備の関係や、オフィスビルの通信用設備の都合などで、使える通信に制限があるかもしれません。ベストエフォートタイプの場合は、どこまでの性能が出ているかも問題になります。 外部との連絡手段としてだけでなく、インターネットの利用などにも影響を及ぼす通信環境については、必要十分なものかをしっかりと確認しましょう。

ポイント5【テナントの入居状況】

アパートやマンションの賃貸借契約を締結するときには、多くの場合、両隣や上階・下階の住人がどのような人かを気にするものです。

ところが、仕事場であるオフィスの物件選びに際しては、他の入居者のことまで考えないことも多いといわれています。 しかし、住居でないからといって、同じ建物に入っている他の入居者がどのようなテナントさんかに無頓着でいるのは考えものです。移転後に思わぬトラブルに見舞われることがないとはいえないためです。

さらに、問題のあるテナントが入っているビルにオフィスを構えるだけで、自社の評判が悪くなるリスクを抱えることになりかねません。 主に考えられるトラブルの火種には、以下のようなものがあります。

・同じフロアに複数のテナントが入居し、トイレやパントリーなどを共用する。
・店舗・事務所兼用物件で、店舗の客層がオフィスに似合わない。
・1階にある店舗が便利な点が決め手だったのに、すぐに退去してしまった。
・隣室の営業会社の朝礼やロープレがやかましい。
・店舗の調理で出る煙や臭いが嫌なものだった。
・ところ構わず喫煙する入居者がいる。

また、入居している他のテナントだけでなく、空きテナントの問題もあります。空室が1室あるだけでも治安に不安を感じることがあります。何室も空いているようなら、何か隠された原因がある可能性も考えられます。納得できる理由がない場合は、避けたほうが無難かもしれません。  

 

ポイント3【賃料・コスト】

いいオフィスであれば、相応の賃料・コストはかかります。「掘り出し物」といわれるような、相場外の格安賃料はまずないと思ってください。

ですが、そのなかでも条件的に借主にやさしい物件も存在します。

たとえば、賃料は相場並みでも管理費・共益費が控えめである、契約期間が長い、光熱費や通信費が賃料に含まれている、オーナーの人柄がよく何かと融通が利く、などほかの物件より少しでも優位な条件の物件はあるものです。

いずれにせよ、わたしたち不動産の素人がこうした物件を一から探すとなると相当な労力が必要となります。

よりよいオフィスによりよい条件で入居するには、オフィスの移転に強みをもつ仲介会社の存在が不可欠。

良心的な仲介会社であれば、物件探しや仲介だけでなく、オフィス移転にかんするさまざまなアドバイスをくれたり相談にのってくれたりもするので、活用しない手はありません。

いいオフィス選びはいい仲介会社選びから、ともいえるでしょう。

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