オフィス移転をする際の流れについて

賃貸オフィスを利用して経営を行っているときには、事業を展開していくことで起こる企業規模の変化に応じてオフィスを移転することがよくあります。

移転のときの大まかな流れを確認しておくと失敗がありません。

事前に準備しておくべきことが多く、移転の準備を始めるとやることに追われて忘れてしまうことも稀ではないでしょう。スケジュールをしっかりと立てて取り組めるように最初から流れを把握しておくことが重要になります。

今借りているオフィスに関する対応について

オフィス

オフィスの移転をするときには今借りている賃貸オフィスを解約する手続きが必要になります。

まずは移転する時期よりも十分に前から解約手続きを始めることが重要です。解約予告期間を調べて、それ以前には管理会社またはオーナーに解約を連絡しておくことが欠かせません。もしそれ以降になってからの解約になると違約金を支払わなければならないケースがあるので注意しましょう。

次に必要なのが原状回復です。移転先が決まったときには計画的に原状回復を実施する必要があります。契約内容を再度確認してどの程度まで原状回復を行わなければならないかを確認し、解約の時期に合わせて業者に依頼して工事を行ってもらえるように手配しておきましょう。

コストを削減して賃貸オフィスの退去をしようと考えたらオフィス什器の処分は自分で行った方が経済的ですが、移転に必要な仕事の多さを考慮して手間を掛けずに行うためにはできるだけ業者に任せてしまった方が無難です。

引越先のオフィスに関する対応について

事務所

賃貸オフィスを手配するのが移転を行う上では必須であり、引越し先になるオフィスをまず探す必要があります。

不動産屋に相談して賃貸オフィスを探すことになりますが、目的の設定と計画性が重要です。移転の目的を定めて、それを適えられる立地や面積を持っている物件を選び出して契約しなければなりません。

また、今のオフィスを退去するタイミングに合わせて事前に新しいオフィスの引渡しを終えておく必要があります。業務に支障が生じないようにするためにはオフィスを借りてから設備工事や什器の搬入などを行う計画も立てて、引越しができるようになった段階で今のオフィスの解体工事を行うという流れにすることが大切です。そのため、オフィス物件を探しながら業者と相談して新しいオフィスのレイアウトを考えて、必要な什器などの手配も進めておく必要があります。

新しい賃貸オフィスの契約が取れたらすぐに工事予定を組めるように相談しておくことも不可欠です。

引越に掛かる費用は?

費用計算

賃貸オフィスを借りて引越をするには莫大な費用がかかりますが、どの程度かかるかはオフィスの規模だけでなく引越しの際にどれだけのオフィス什器を運ぶか、移転を行う時期、今のオフィスと新しいオフィスの距離にも大きく依存します。

一般的に言われているのがオフィス一坪あたりの費用として4万円前後は必要になるということです。引越し作業を行ってもらうための人件費として坪当たり2万円程度で計算する業者が多く、それに加えて荷物の搬送費用がかかるのでそれがおよそ2万円になるという計算です。

オフィス什器などの搬送費用については予め不要なオフィス什器を処分してしまって最小限にすれば安くできるものであり、人件費についても業者を比較すれば安くなる場合があるので努力次第で引越費用を削減できます。

必ずしも相場通りで引越しをする必要はないのでコスト削減をするために相見積もりを取って交渉してみると安く引越しができます。

会社を移転した際の取引先への連絡について

電話連絡

オフィス移転をした際には取引先には必ず連絡しなければなりません。

新しいオフィスへ移転し営業を開始してからでは忙しくなり移転の連絡も煩雑になります。前もって連絡しておくに越したことはありませんが、早過ぎるとどちらのオフィスに連絡したら良いのかがわからなくなることもあります。

目安として移転の一ヶ月前に連絡をするように心がけるとよいでしょう。ただし、移転の一ヶ月前は様々な業者とのやり取りが続いて忙しい時期でもあり、ともすると挨拶状作りに時間が取れなくなってしまいます。

最近では連絡の基本はメールになっているので、移転先の住所や電話番号が決まった時点でテンプレートを作成してすぐに発送できる準備をしておくと安心です。

また、郵送での連絡をする場合には業者に依頼して時期を見て発送してもらえるように手配しておくのも良い方法でしょう。連絡漏れが起こってしまわないように予め顧客をリストアップしておくと失敗がありません。

まとめ

オフィス移転をするときには今借りているオフィスの解約や原状回復の手続きを始め、移転先になるオフィス探しとオフィスのレイアウトの設計を行わなければなりません。

引越しの手配と予算の確保も必要になるため、忙しくなってしまいがちですが、取引先への連絡も忘れないようにすることが事業を続ける上で欠かせないことです。

各々の専門業者の力を借りてできるだけ円滑に進められるようにするのが失敗の少ない方法になるでしょう。

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