効率よく移転するには?

オフィス移転で失敗しないためには、いかに「効率よく移転できるか」にかかっているといっても過言ではありません。ここでは、オフィスを効率よく移転するために押さえておきたいポイントを紹介していきましょう。

オフィスを効率よく移転させる手順とは

オフィス街

ビジネスにおいてもっとも重要なことは、事前の準備。オフィス移転においても同じことです。移転の規模が大きい場合や広大なフロアへ移転する場合などでは、とくに入念な準備が欠かせません。

まずは準備に入る前に、「オフィスを移転する目的」を明確にしておいてください。移転する理由は下記のように様々あります。

  • 社員・スタッフが増えたから
  • 事業拡大でスペースが必要になった
  • 賃料をコストカットするため
  • 交通アクセスのよりよい場所へ移る
  • 会社のブランドイメージアップのために人気エリアへ移転する
  • 現在の建物の耐震性に不安があった
  • 入居するビルが建替え・取り壊しになる…など

しかし、目的によって移転先のオフィスに求める設備や条件は異なってきます。どういう目的で移転し、移転先にはどういう条件を求めるのかをハッキリとさせておくことが、オフィス移転で失敗しないための第一歩なのです。

たとえば、社員増員に対処するための移転なのに、現在の物件と収容人数がたいして変わらなければ意味はありません。また、賃料の安い郊外へ移転しても、社員の交通費がかさんでしまい、結果的に大きなコストカットにつながらなかった、というケースも失敗だといえるでしょう。

目的をしっかりと明確にしたら、具体的な準備へ入ります。

スムーズなオフィス移転をするために

準備さえしっかりとしていれば、どのような目的のどのような規模の転居でも、効率よくオフィス移転をすることができます。

しかし、それでも不安がつきもの。とくにはじめてオフィスを移転する方などは、わからないことだらけでしょう。仲介会社の多くは相談にのってくれますので、積極的に問い合わせてみることをおすすめします。

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移転の準備と流れ

1.現在入居している物件の条件を確認する

退去通告のスケジュールや違約金・解約金の有無・金額をはじめ、原状回復の範囲や敷金の扱いなど、契約時に交わした内容を確認。

できるだけ出費の少ないタイミングでの退去となるよう調整しましょう。

2.移転時期の決定

通常、解約予告は3~6か月前が一般的。

転居先への入居などから逆算してスケジュールを組み、通常業務への影響が最小限に収まるようにするのがポイントです。

3.仲介会社への依頼

オフィスの賃貸物件をとりあつかう不動産仲介会社へ、物件仲介を依頼します。

良い物件にめぐり合えるかどうかは、オフィス移転に強い業者を選べるかどうかにかかっていますので、業者選びも慎重に。スムーズに物件探しや交渉ができるよう、妥協できる点やできない点も含め、あらかじめ各種条件をできるだけ細かく設定しておいてください。

4.物件のチェック

条件に見合う物件があれば、ひとつ残らず足を運んで徹底的にチェックすることが望ましいです。

実際にその目で見ることで、立地やアクセス、広さ、設備はもちろんのこと、使い勝手など図面では決してわからない情報を得ることができます。

5.転居先物件への申込

だいたい移転の4~5か月前までに転居先となるオフィス物件への申込を済ませます。

審査や各種手続き、移転作業などを考えると、これよりも遅くなってしまうとかなりスケジュールが厳しくなるので、そのつもりで。

6.契約書の確認・契約

賃料、敷金・保証金、解約、改装・改修などの各種契約内容を確認し、問題なければ契約です。

会社の登記簿謄本や印鑑証明書、連帯保証人の印鑑証明書、初期費用など、必要な書類や費用の用意も怠りなく。

7.新オフィスのレイアウト決定

物件が決まれば、それに合わせてレイアウトを決めます。

移転当日の引っ越し作業に支障がないよう、現地での搬入方法についてシミュレーションをしておくと、スムーズに移転作業が進められます。

8.工程表の作成

移転前の業務スケジュールや改装業者への連絡、役所への届け出、通信・インフラの工事、移転当日のスケジュール決め、移転先での業務開始後のスケジュール決めなど、関係部署と調整・整理したうえで工程表を作成。あとはそれに従って準備を進めていきましょう。

現在のオフィスの状況は?最適な移転先を探すためのチェックポイント

オフィス移転をスムーズかつ効率良く進めるためには、現在のオフィスの状況をよく確認し、移転の必要性やタイミング、最適な移転先を選ぶための基準などを明確にすることが大切です。

会社の状況や現在オフィスが入っているビルとの契約状況によっては、移転の時期を検討し直した方が良いというケースもあります。

ここでは、オフィス移転を考えた際にチェックすべき項目について見ていきましょう。

オフィス移転のタイミングを判断するために

オフィス移転に適したタイミングは、会社ごとに異なってきます。

会社の人員増減や今後の傾向、他にも現在のオフィスが入っているビルの更新時期なども大きく関係してきます。

日々の業務をこなしながらオフィス移転の計画を進めることは大変にも思えますが、コストを抑えて最適なタイミングで移転を成功させるためにも、確認すべき項目をリストアップし、一つひとつチェックしていくことが大切です。

現在のオフィスのチェックリスト

オフィス内

ここからは、現在のオフィスや会社について、移転の際にチェックしておくべき項目をご紹介していきます。

場合によっては予定していた移転時期や、移転先オフィスの条件を変更するための重要な判断材料にもなるため、しっかりとチェックリストを作成し、確認することをおすすめします。

現オフィスの契約条件・更新時期は?

まずは、現在のオフィスが入っているビルの解約条件や解約方法確認しましょう。

解約関係を確認しないまま新しい賃貸オフィスの契約をしてしまうと、次のようなトラブルが発生してしまうこともあります。

・解約期間が長い場合、空家賃を支払わなければならない

・「原状回復費用」が予算よりも高額である

オフィス移転の予定を立てる際は、賃貸契約書から、「解約予告期間」や「敷金や委託金の返却時期」「原状回復条件(とその費用の目安)」などをチェックしておきましょう。

また、更新時期については、一般的に「今後1年以内に更新時期を迎える」場合だと移転にも適しているとされています。

会社の今後の増収・増益傾向は?

オフィス移転の際は会社の増収・増益傾向を確認することも重要です。中長期の経営計画を明確にし、会社の予定する規模に見合った移転先を探さなければなりません。

特に、今後3年間は、会社の業績も一定の増収・増益傾向が継続するだろうという場合はオフィス移転にも適しているとされています。

逆に今後3年以内に増収・増益傾向に不安な面がある場合は、オフィス移転は見送った方が良いということもあるでしょう。

会社の今後の人員増減予定は?

オフィスで働く従業員の増減予定も重要なチェック項目となります。

特に、現在のオフィスとなってから従業員数が1割以上増減している、または今後2年以内に、現在の従業員数の2割以上の増員を予定しているという場合はオフィス移転にも適していると言えます。

次にご紹介する「従業員一人あたりの使用面積は?」でも言えることですが、オフィスで従業員がゆとりを持って働けるよう、また「移転先ですぐにオフィスが狭くなってしまった(または広すぎる)ので、再度移転をする」といったことのないよう、人員増減予定も明確にしておくことが大切です。

従業員一人あたりの使用面積は?

現在のオフィスにおける一人あたりのワークスペースを確認することも大切です。

特に、現在のオフィスでは一人に対してワークスペースが1.5坪未満である場合、ゆとりをもった新オフィスへの移転が望ましいとされています。

他にも、ミーティングなどで必要となるスペースやリフレッシュ空間などが不足している(または余っている)という場合も、オフィス移転のための要件となります。

現オフィスの設備や環境は?

現在のオフィスの管理設備や、周辺の環境についてもチェックしておきましょう。

・現在のビルは築年数も古く、設備に不満・不安な点がある

・耐震・制振構造が不十分だ

・清掃や管理状態に対して不満がある

・立地環境を確認したところ、通勤や営業活動に支障が生じている

上記のようなことが挙げられる場合も、オフィス移転のタイミングとしては適しているでしょう。

従業員の声も参考に

現在のオフィスや会社の状況をチェックする際は、従業員の意見も募ることが大切です。

特に現在のオフィスの立地や環境、ワークスペースなどについて不満の声や希望がないかを確認することで、オフィス移転のタイミングを見極めることにもつながります。

実際に働く人々の声は、移転先選びの大きな参考にもなります。

業務効率の改善や生産性アップ、従業員同士の情報共有などが実現しやすいオフィスにするためにも、移転に関する従業員アンケートを実施することが望ましいです。

会社の状況も確認し、最適なタイミングでの移転を

オフィス移転の必要性やタイミングを判断するためのチェック項目についてご紹介してきました。コストを抑えながら、現在のオフィスや会社の抱える課題を解決できるオフィス移転を成功させるためにも、様々な側面から判断していくことが大切です。

オフィス移転で失敗や後悔をすることのないよう、今一度オフィスや会社の状況を確認していきましょう。

賃貸オフィスの仲介会社おすすめ5選
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